Tudo o que você precisa saber para organizar arquivos: parte 1

Embora seja um desafio, é possível organizar os arquivos da sua empresa. Aprenda no primeiro de uma série de artigos, dicas incríveis de como realizar esse processo com funcionalidade!

Grandes empresas não chegaram ao sucesso por acaso. Houve a necessidade, entre outros fatores, da ordenação das demandas internas. Inclusive de uma tarefa que não é tão vista, mas essencial: organizar arquivos. Consegue imaginar uma empresa que não cuida do seu acervo documental tornar-se referência em competência corporativa? É óbvio que não.

Sendo assim, o gerenciamento dos documentos é um dos fatores mais importantes do negócio. Quer aprender a realizar essa prática com eficiência? Mostraremos para você!

Identifique os documentos

Para que um arquivo seja funcional é necessário um sistema de identificação de documentos. A empresa pode criar um sistema simples e personalizado de códigos. Essa orientação será registrada em um índice de fácil acesso para consultas rápidas.

Por exemplo, os setores do arquivo podem ser identificados por números. Enquanto as áreas que compõem o departamento são etiquetadas pelas iniciais. Funciona assim: Departamento de Recursos Humanos (01), área de recrutamento e seleção (R&S).

Estabeleça prazos

Antes de ir para o armazenamento, os documentos recebem um prazo de validade. Essa prática facilita na hora da eliminação dos arquivos para que ninguém perca tempo olhando cada papel para saber se pode descartá-lo ou não.

Além disso, estabelecer prazos é essencial para estruturar um processo de descarte programado. Dessa forma, evita-se o acúmulo do “arquivo morto” e a falta de espaço para novos documentos.  

Otimize o ciclo de vida

O arquivo tem um ciclo de vida. Entender como funciona cada etapa é essencial para uma boa gestão documental. Por exemplo, fazem parte dos arquivos correntes aqueles documentos que são manuseados com bastante frequência.

Sendo assim, eles devem ficar próximos de quem os utiliza. O armazenamento deles pode ser feito em gavetas fixadas nas mesas dos colaboradores ou em armários feitos para guardar documentos.

Há também os arquivos intermediários que incluem papéis com um prazo de utilização maior e, portanto, são manuseados eventualmente. O melhor modo de guardá-los é em caixas bem identificadas e locais de acesso fácil e rápido.

Já os arquivos históricos que revelam a evolução da empresa precisam de um cuidado especial. Visto que, normalmente, são ocasionalmente verificados e armazenados por tempo indeterminado.

Como o volume desse tipo de documentação aumenta com o passar dos anos, guardá-los em arquivos deslizantes é o ideal. Pois, há um aproveitamento maior da área, além de proporcionar mais organização e facilidade de manuseio.

Use o material correto

Organizar arquivos de modo funcional e prático envolve usar o material correto. As tradicionais pastas suspensas são indicadas. Porém, existem outros tipos de pastas muito eficientes e funcionais.

Por exemplo, as pastas intercaladoras são ideais para arrumar um volume grande de documentos que são de um mesmo conjunto, mas com temas diferentes. Nesse caso, criam-se subpastas relacionadas com a pasta principal.

Quando há um lugar com suportes para pastas no alto do arquivo, as pendulares são uma ótima alternativa para aproveitar esse espaço. Por outro lado, as dígito-terminais organizam os documentos por meio de uma combinação de números e cores.

Defina um espaço

Seja um arquivo físico ou digital é necessário que um espaço seja reservado para o armazenamento correto dos documentos. Dessa forma, evita-se que os colaboradores fiquem perdidos procurando comprovantes, atas e outros papéis.

Porém, não é fácil identificar o local ideal e depois fazer toda a gestão dos documentos. Por isso, é fundamental a consultoria de um Personal Organizer qualificado e experiente. Com essa ajuda, a sua empresa pode cuidar bem dos arquivos e mudar a maneira de pensar dos colaboradores, inserindo a cultura da organização no ambiente interno.

O que achou de nosso artigo? Conseguiu entender como organizar arquivos com funcionalidade e praticidade? Aguarde que haverá a parte dois desse tema! Até lá,temos mais um conteúdo incrível para você! Veja como O Organizador pode mudar sua vida.