Uma gestora está atrasada para o trabalho. Porém, não consegue sair de casa porque uma pasta com papéis importantes desapareceu. Outro profissional tem uma reunião marcada com um cliente para fechar um negócio, sendo que falta meia hora para o encontro e ele não sabe aonde colocou os documentos contratuais. Nas duas situações, o problema é o mesmo: os arquivos desorganizados.
Consegue imaginar a frustração desses profissionais? Para te ajudar a não vivenciar essa experiência, alertaremos sobre alguns problemas causados pela desorganização de documentos.
O que é um arquivo organizado?
Digamos que você esteja em frente a uma estante com várias prateleiras cheias de pastas arquivadas. Nota-se que estão agrupadas por cores, identificadas e distribuídas por setores. Logo, você conclui que é um arquivo organizado. Mas as aparências podem enganar, pois talvez os documentos estejam apenas arrumados.
Há diferença entre arrumação e organização? Com certeza! A primeira envolve principalmente a estética. No caso citado, embora as pastas estejam ordenadas por cores e etiquetas, dentro pode haver uma miscelânea de papéis aleatórios de um departamento.
Por outro lado, a organização significa funcionalidade. Para isso, o arquivo precisa cumprir algumas exigências, como:
- armazenagem correta;
- acessibilidade (os documentos são arrumados com lógica e por isso são encontrados com facilidade);
- identificação clara;
- proteção contra perdas;
- futuro definido (prazo para manter um documento arquivado).
Quais são os problemas causados por arquivos desorganizados?
Quando os critérios citados no subtítulo anterior não são seguidos, a empresa amarga sérios prejuízos. Vejamos alguns deles:
1. Perda de tempo
Quando os funcionários levam horas ou dias para achar um documento, a empresa perde um tempo precioso que poderia ser utilizado em um processo importante. A perda da produtividade é apenas um dos fatores negativos. Imagine o que aconteceria se um cliente fizesse uma solicitação, e o período gasto na procura de arquivos resultasse na desistência dele?
E se a organização fosse multada por uma auditoria fiscal devido a demora na apresentação de documentos fiscais? Fora os prejuízos financeiros, a lentidão causada pela falta de organização prejudica a reputação da instituição.
2. Diminuição do espaço
Tanto o arquivo físico como o digital tem um limite de armazenamento. Então, quando papeladas desnecessárias são inseridas nas pastas, como o tempo, o espaço reservado para o arquivo não é mais suficiente.
Em vista disso, a instituição tem duas opções: começar um rastreamento pelos documentos que podem ser descartados ou aumentar o espaço do arquivo. Enquanto a primeira hipótese consumirá o tempo e as energias dos funcionários, a segunda absorverá parte do orçamento da instituição.
Se for um local físico, será preciso adquirir mais salas, prateleiras, pastas etc. Caso seja um arquivo virtual, haverá o aumento da memória de armazenamento do servidor interno ou externo. Um custo considerável.
3. Desaparecimento de informações
Há documentos que não podem desaparecer. Por exemplo, as informações referentes a funcionários. Diante de uma causa trabalhista, a empresa terá de apresentar provas que embasem os seus argumentos. Do contrário, sofrerá sanções judiciais que poderiam ser evitadas.
Outro tipo de documento importante é o que registra a história da organização. Esse acervo quando bem cuidado, é a evidência da trajetória e do esforço de todos que fazem parte do negócio. Algo a ser lembrado e comemorado.
4. Desperdício de armazenamento
Em alguns casos, a organização do arquivo liberaria um espaço útil para a inserção de documentações. Além disso, muitos papéis e pastas eletrônicas que não precisariam estar armazenadas geram o chamado “arquivo morto”. Não seria sensato cuidar de dados que não fazem mais o menor sentido para a organização, concorda?
Para que tudo fique bem-ordenado, é importante a consultoria de um Personal Organizer. Esse auxílio fará com que a empresa cumpra os cinco requisitos já citados e tenha um arquivo funcional. O resultado é mais eficiência para o negócio.
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