Um empresário olha todo orgulhoso para a sua equipe de colaboradores. Ele percebe que são inúmeros profissionais bem organizados em baias e setores, mas há pouco tempo, quando o negócio começou, não passava de dois (ele e o sócio). Porém, há um aspecto que o preocupa: o acervo de documentos também cresceu. E agora? Como economizar espaços nos arquivos?
Talvez você esteja enfrentando esse desafio. Neste artigo, daremos dicas práticas para aproveitar cada “cantinho” do seu arquivo. Acompanhe!
Faça um planejamento
A primeira ação a ser tomada é planejar a disposição dos documentos arquivados. Essa tarefa inclui delimitar corredores, blocos e repartições menores, de modo que os colaboradores localizem com rapidez papéis importantes.
Um arquivo funcional pode ser comparado a um mapa de uma cidade. Os nomes das Avenidas e ruas facilitam a identificação de um endereço comercial ou residencial. De modo similar, as áreas precisam ser separadas por setores da empresa e assuntos administrativos. Haverá também uma região para o arquivo inativo.
Nesta etapa, são definidos os prazos para a armazenagem dos papéis. Além disso, para economizar espaços do arquivo físico, serão decididos quais documentos passarão a ser digitalizados.
Treine a equipe
Nem todos os colaboradores têm acesso ao arquivo. Mas a parte do time que possui essa permissão precisa de treinamento para organizar os documentos da maneira certa e aproveitar melhor os espaços.
Realizar uma reunião para apresentar o mapeamento dos setores do arquivo, demonstrar a importância de mantê-lo organizado e orientar a respeito do manuseio dos documentos, são assuntos que farão parte da aprendizagem.
Conte com a ajuda de profissionais
Os gestores têm uma agenda de trabalho bem apertada. Visto que a organização do arquivo é uma demanda importante, a contratação de um Personal Organizer tornará o processo mais estratégico e eficiente. Enquanto isso, os gestores concentram-se em outras tarefas que exigem a sua atenção.
Ninguém melhor do que esse profissional para otimizar o arquivo, economizar espaços e orientar a implantação de boas práticas de armazenamento na cultura interna da empresa. Com um serviço especializado, é possível também utilizar o material correto para cada tipo de documentação.
Use os recursos certos
Normalmente, as empresas costumam adquirir estantes fixas com prateleiras e caixas-arquivo de papelão ou plástico. Embora sejam úteis, existem outros materiais mais modernos que ajudam a economizar espaços nos arquivos. Por exemplo:
Arquivo deslizante
No lugar das prateleiras fixas, pode-se utilizar o arquivo deslizante. Uma das vantagens é a redução da quantidade de corredores e do espaço ocupado pelos documentos. É uma ótima solução para o armazenamento de objetos em geral e papelada de diversos formatos.
Outro beneficio é a personalização. A empresa pode confeccionar uma estrutura que atenda a sua necessidade de armazenamento. Com o tempo, caso o arquivo aumente, novos módulos serão acoplados.
Pastas
Não é de hoje que as pastas suspensas são um recurso para a otimização de espaços. Mas existem outros tipos de formatos e funcionalidades diferentes, como:
- as intercaladoras ajudam no agrupamento de subpastas relacionadas;
- as pendulares aproveitam as alturas dos armários;
- as dígito-terminais facilitam a organização por meio da combinação de números e cores.
Você já levou trinta minutos procurando por um documento que levaria doze segundos para ser arquivado? Então, entende a importância da organização. E quanto melhor gerenciar os espaços, mais resultados positivos terá na logística e na funcionalidade do seu arquivo.
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