O armazenamento de arquivos é uma atividade essencial para o funcionamento de todas as empresas. São documentos oficiais e indispensáveis que precisam estar sob controle e sob fácil acesso.
Porém, à medida que as empresas crescem, os anos passam e mais processos ocorrem o alto volume de arquivos torna-se inevitável, pois não há possibilidade de eliminá-los dado a sua importância. E os novos continuam chegando.
Como resolver o acúmulo de arquivos?
Nesta situação, muitas empresas decidem comprar mais armários, certo? Mas e quando novos arquivos chegarem, qual será a saída? Quantos armários serão necessários?
E já que aumentar o espaço físico não é algo tão simples, pois exige reformas ou até mesmo aluguel ou aquisição de novos espaços, qual a melhor saída?
É simples, através de uma organização eficaz!
Como uma organização eficaz auxilia uma empresa?
Uma organização – quando feita da maneira correta – não só mantém documentos em ordem pré-definida, mas otimiza a rotina dos colaboradores de uma empresa e aproveita melhor os espaços físicos.
Talvez agora você esteja pensando que os seus arquivos já estão bem organizados, mas mesmo assim você não consegue otimizar seu ambiente e ele ainda continua pequeno.
Existem equipamentos que podem ajudar nessa questão, e é sobre isso que queremos te contar.
Como um equipamento organizador pode ajudar?
Para facilitar o entendimento de como os equipamentos certos podem ajudar uma empresa, gostaríamos de contar um caso real.
A Cooperativa de Crédito da cidade de Vitória possuía diversos arquivos que estavam organizados de forma pouco eficaz em pastas suspensas, em gaveteiros de aço e de marcenaria.
Com o acúmulo de documentos, o resultado foi uma ocupação grande do espaço físico e uma disposição de arquivos que não facilitava o manuseio dos colaboradores.
A solução encontrada pelo O Organizador foi implantar o Arquivo Deslizante, um equipamento que reduz corredores e organiza objetos distintos no mesmo módulo. Como mostra a imagem abaixo:
Uma das grandes vantagens deste equipamento está em sua mobilidade, pois ele possui corredores que podem ser movidos por usuários e acessados rapidamente, sem nenhuma dificuldade.
Além disso, a Cooperativa de Crédito de Vitória, para acondicionar os dossiês dos associados, substituiu as pastas suspensas por pastas pendulares numeradas no sistema dígito-terminal, um sistema composto por etiquetas coloridas numeradas que aceleram a busca de documentos e evita erros de arquivamento.
O resultado das mudança foram:
- Redução incrivel do espaço necessário ao acervo;
- Mais espaço para novos arquivos;
- Melhor organização dos documentos;
- Conforto dos usuários ao buscar um arquivo.
Este equipamento é uma ótima inspiração para aplicar nos arquivos de empresas como Cartórios, Sindicatos, Áreas de RH, Consórcios, Conselhos Profissionais e muitas outras.
Gostaria de saber mais? Fale agora com O Organizador pelo telefone (27) 3225-0933 ou preenchendo o formulário neste link!