Arquivos em ordem: Conheça a pasta suspensa com lombada

Sempre que uma certa quantidade de papéis é acumulada e surge a necessidade de mantê-los reunidos, uma das primeiras opções que se oferecem são as chamadas pastas suspensas.

Esta solução básica de arquivamento cumpre bem seu papel em home offices, e muitas vezes também em pequenos escritórios, onde é pequena a complexidade na produção e acumulação de papéis.

À medida que o negócio prospera, no entanto, surgem novas necessidades, e o trabalho passa a requerer melhor organização. Neste momento, fica clara a ineficiência deste modelo, que tem capacidade de arquivamento limitada.

 

Pastas suspensas com lombada: ótimas para armazenar pastas intercaladoras
Pastas suspensas com lombada: ótimas para armazenar pastas intercaladoras

 

No início do negócio algumas poucas pastas são suficientes para acomodar os documentos acumulados. Com a produção e o acúmulo de novos conjuntos documentais, é necessário rever a sistemática de criação e arquivamento das pastas, de modo a evitar sua proliferação indiscriminada, o que dificulta a localização e inviabiliza o mobiliário adquirido para armazená-las.

É preciso então buscar alternativas que permitam controlar este crescimento e dar acesso mais rápido aos documentos no dia-a-dia, além de facilitar sua avaliação para descarte, no momento certo.

Uma das mais interessantes soluções nesta área são as pastas suspensas com lombada, dotadas de um lombo plástico, um suporte removível encaixado na parte inferior que estende sua capacidade para até 5cm, e pode ser utilizada para papéis fixos ou soltos.

Pasta suspensa com lombo plástico de 50mm
                                                Pasta suspensa com lombo plástico de 50mm

O acessório, além de ampliar a capacidade de arquivamento da pasta, oferece a possibilidade de inserir pastas intercaladoras, permitindo melhor organização daquelas séries de documentos que se desdobram em várias pastas, como, por exemplo, os Contratos, ou os dossiês de Clientes ou Fornecedores.

Uma única pasta com lombo plástico de 5cm identificada como “Contratos de Manutenção” , por exemplo, pode receber, facilmente, em seu interior, várias pastas intercaladoras, cada uma destinada aos documentos de um contratado, devidamente referenciada na pasta principal, que só será retirada do arquivo quando for necessária a visualização de todos os contratos.

Desta forma, a guarda, o acesso e a avaliação dos documentos torna-se mais fácil, e obtém-se um melhor aproveitamento do mobiliário.

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