Documentos são sempre um tema complexo, no que se refere à organização de ambientes pessoais, e sobretudo, em locais de trabalho. Acompanhe a seguir a solução que O Organizador trouxe para o cliente da área de serviços cartorários.
Conhecendo mais sobre o cliente e seus desafios
O cliente é um Cartório que oferece os serviços de Registro de Imóveis, Protesto de títulos e documentos de dívida, Registro de Títulos e Documentos, Registro Civil das Pessoas Jurídicas, Registro Torrens, Apostilamento e Certificado Digital.
Está entre os maiores e mais bem organizados cartórios do Estado do Espírito Santo, tendo se tornado, em 2007, o primeiro Cartório do ES a receber a certificação ISO 9001:2000. Tudo isso por conta da gestão da qualidade, que visa a melhoria contínua, redução de falhas e processos mais eficientes para atendimento ao cidadão.
Devido ao alto número de documentos existentes no Cartório, passou a ocorrer falta de espaço físico para armazenar adequadamente esse acervo. Documentos referentes ao Registro de Imóveis, acondicionados em mais de 3.000 caixas-arquivo. Esse cenário dificultava as atividades dos colaboradores.
Qual a solução oferecida por O Organizador para o cliente
O cliente já havia adquirido com a empresa, no ano de 2014, um conjunto de arquivos deslizantes para substituir estantes fixas no setor de Arquivo Geral.
No momento em que surgiu a necessidade de ampliar a capacidade de armazenamento no Registro de Imóveis, com crescimento constante em função do desenvolvimento da região, procurou novamente orientação conosco.
Encontramos um acervo de mais de 3.000 caixas-arquivo armazenadas em estantes de aço fixas, ocupando extensa área no piso térreo compartilhada com as atividades de processamento dos documentos.
Após análise do espaço disponível e do ritmo de crescimento do acervo, o cliente optou por ampliar a área física e destinar ao setor de RI um espaço exclusivo de armazenamento no piso superior da sede do Cartório.
Neste local, após concluída a obra, elaboramos um projeto de Arquivo Deslizante buscando um layout que permitisse o melhor aproveitamento da área disponível.
Este objetivo foi alcançado com um conjunto no modelo estanteria, mais leve e arejado, composto por módulos com 3m de largura e altura especial, para explorar ao máximo o pé-direito da sala.
O cliente atingiu produtividade surpreendente
O conjunto instalado tem capacidade para armazenar 4.200 caixas-arquivo e todo os volumes encadernados, o que significa um crescimento significativo em relação ao acervo atual, além de garantir espaço para crescimento por um bom tempo.
Elegante, o novo conjunto tem a possibilidade de ser acessado pelos usuários em dois locais simultaneamente. Estas condições seriam impossíveis de obter com mobiliário tradicional.
Um case que permite mais uma vez constatar a importância que há no conhecimento das diversas soluções de equipamentos para a atuação dos Profissionais de Organização em ambientes corporativos.
