Escritórios, em geral, enfrentam uma questão bastante recorrente: organização de documentos e pastas. Se observarmos o meio de advocacia, a questão fica ainda mais complexa, pois os processos envolvem centenas, às vezes, milhares de páginas. Então, conheça, a seguir, a história de um escritório de advocacia que observou seus parceiros e inovou com novas práticas de organização, com o apoio do Organizador. Acompanhe todos os detalhes a partir de agora.
O cliente e o grande desafio: implantar arquivo deslizante
O cliente em questão é escritório de Advocacia que presta serviços nos ramos de direito Empresarial, principalmente nas áreas de direito civil, comercial, tributário, trabalho, societário, bancário e administrativo.
Esse time de especialistas estava passando por um momento em que observava o mercado em busca de novas formas de lidar com o volume de papéis e documentação que circulava por suas dependências.
Mas antes, vamos apresentar um pouco do contexto: o cliente em destaque atuou em parceria com um outro Escritório de Advocacia, de maior porte, que foi também cliente do Organizador, nos anos iniciais da empresa.
Para organização dos documentos no deslizante, havia adotado as pastas pendulares para papéis fixos.
O grande ponto é que nosso cliente atual, no momento de se estabelecer em uma nova sede gostava do sistema de seu parceiro. Então, fez questão de adotar essas pastas em seus arquivos, mas o layout do novo escritório não comportava a instalação do equipamento.
Convencido da funcionalidade do modelo de pasta usado pelo parceiro e decidido a adotá-lo, optou por tentar adaptar seus futuros armários de marcenaria para que recebessem as pastas, e chamou O Organizador para ajudar
O Organizador indicou as dimensões dos suportes para adaptação dos armários, de modo que pudesse receber as pastas tão desejadas. O cliente adquiriu os materiais e orientou a fabricação dos suportes e sua instalação no interior dos armários.
Coube ao Organizador fornecer as pastas pendulares para papéis fixos e orientar a melhor forma de usar o sistema de identificação por meio de etiquetas.
Com o trabalho pronto, não tardaram a se perceber os resultados positivos dessa intervenção especializada. Entenda melhor o que aconteceu a seguir.
Conheça os ótimos resultados do escritório de advocacia em parceria de O Organizador
A adaptação interna dos armários fixos transformou o mobiliário e o tornou adequado para receber um tipo de pasta para o qual normalmente não são fabricados.
Apesar de não poder contar com a economia de espaço proporcionada pelo Arquivo Deslizante, o uso de pastas pendulares permitiu um aproveitamento total do espaço interno do mobiliário, tornando-o capaz de receber todo o acervo atual, e ainda reservar generosos espaços para o crescimento do escritório de advocacia.
O que achou do case desse Escritório de Advocacia e sua relação com a estrutura física do espaço, a disposição de mobiliário e a criatividade na hora de encontrar uma solução eficiente para melhorar sua produtividade?
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