Você, que conhece clínicas médicas e de saúde em geral, sabe que prontuários circulam de forma frequente por tais ambientes, não é mesmo? Então, acompanhe um case muito interessante de uma clínica de psicologia que tinha muitas dificuldades em lidar com prontuários, mas que, com uma ajudinha, resolveu o desafio de forma definitiva!
O cliente e seu desafio
Trata-se de uma clínica de psicologia ligada à maior Instituição particular de Ensino Superior do estado do Espírito Santo, com 40 anos de história.
Há alguns anos, a Universidade havia criado uma Clínica de Psicologia para prática dos alunos e atendimento à comunidade. Quando da reforma do espaço físico da Clínica, os responsáveis tiveram a ideia de aproveitar um Arquivo Deslizante que estava sem uso, e que havia servido, anos antes, à Secretaria Acadêmica.
Sua intenção era utilizá-lo para arquivar os prontuários que estavam nas pastas suspensas. O Organizador foi chamado então para fazer o remanejamento desse conjunto para o novo local.
Nossa equipe mostrou que a profundidade dos módulos não permitiria instalação das gavetas necessárias para receber este tipo de pasta. Além disso, o arquivo deslizante teria de receber componentes em dimensões fora de padrão, o que implicaria em custo muito alto, e mesmo assim a capacidade de arquivamento não seria ampliada o suficiente.
A sala onde se encontravam estas pastas estava abarrotada, não havia espaço para receber mais prontuários, e suas dimensões eram maiores do que as da nova sala onde havia sido instalado o arquivo deslizante.
O Organizador então orientou que a solução estaria na substituição das pastas suspensas pelas pastas dígito-terminais, para as quais o arquivo estaria perfeitamente preparado.
Qual a solução de O Organizador para o desafio do cliente?
O projeto consistiu na recuperação da função original do arquivo deslizante, que havia sido fornecido pelo Organizador há cerca de uma década para receber prontuários de alunos em pastas dígito-terminais.
Orientamos então o cliente a utilizar este mesmo sistema, composto de pasta e etiquetas dígito-terminais, em substituição às pastas suspensas usadas até então.
Além disso, a equipe de O Organizador providenciou a substituição do sistema alfabético para o sistema numérico dígito-terminal, forneceu as pastas e etiquetas necessárias e treinou os colaboradores na etiquetagem e arranjo das pastas no interior do arquivo deslizante.
Resultado: prontuários médicos mais acessíveis e organizados
O arquivo de pacientes, após ser transferido das pastas suspensas para as dígito-terminais, foi acomodado com sobras no arquivo deslizante aproveitado, e ainda foi possível abrir espaço para armazenar materiais de consumo e objetos diversos usados no atendimento aos pacientes.
O espaço anteriormente utilizado para arquivamento na época das pastas suspensas foi completamente desocupado e será utilizado para outra atividade. As pastas suspensas, a maioria em bom estado, foram destinadas ao reaproveitamento em outro setor.
Vale ressaltar que o sucesso do resultado desse case foi o uso da criatividade e experiência no ramo. Por isso, você Personal Organizer que deseja trabalhar com organização de arquivos corporativos precisa conhecer soluções de arquivamento que vão além dos materiais e dos equipamentos tradicionais.
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