Que uma boa organização de documentos e arquivos é primordial para qualquer empresa, não é novidade. Mas afinal, o que podemos chamar de “boa organização”?
Uma boa organização vai além de uma ordenação de itens. Ela deve trazer praticidade e simplificação de processos. Seus documentos podem parecer impecáveis visualmente, mas se você ainda encontra dificuldades para encontrá-los, quer dizer que algo ainda deve ser melhorado.
Este era o caso da Coopsefes, uma Cooperativa Financeira de Vitória/ES que tinha cerca de 2.000 prontuários em pastas suspensas em ordem alfabética ocupando diferentes espaços da empresa.
Pensando de forma rápida, podemos imaginar que estes arquivos já estavam organizados, não é verdade? Afinal, cada um possuía uma pasta e havia uma ordem pré-definida. Eles não estavam dispostos de forma aleatória.
Vamos analisar a situação mais de perto:
- As pastas suspensas, apesar de serem muito comuns, não são as mais adequadas para arquivos em grandes volumes e com constante manuseio, pois ela não permite uma visualização rápida dos documentos arquivados.
- A ordem alfabética também não é a melhor opção para um volume alto de documentos. A quantidade de nomes com a mesma inicial tende a ser muito alta e isso faz com que a busca por um arquivo seja muito mais lenta.
- O fato dos arquivos estarem em diferentes armários e ambientes também atrasa esta busca.
Qual a solução encontrada pela Coopsefes?
A solução encontrada pela Coopsefes em parceira com O Organizador foi tornar este processo mais prático e visual através da combinação entre Arquivo Deslizante e um sistema de arquivamento dígito-terminal.
O Arquivo Deslizante possibilitou que a empresa organizasse todos os documentos em um mesmo local, o que fez com que ela não tivesse necessidade de mais armários comuns e economizasse espaço físico. Além disso, este equipamento é totalmente móvel, fazendo com que os corredores sejam facilmente acessados.
Já as etiquetas dígito-terminais em pastas pendulares permitiram uma organização visual pelo número da matrícula.
O diferencial deste tipo de etiqueta está na cor de cada dígito, que permite mais facilidade na localização e identificação de eventuais erros de arquivamento, pelo simples contraste das cores.
Veja um exemplo deste tipo de etiqueta na imagem abaixo:
Com a implantação desses itens a empresa simplificou processos, diminuiu a chance de perdas e erros na hora de guardar ou encontrar arquivos, e teve novos espaços livres.
Desta forma, a Coopsefes passou a possuir o que chamamos de verdadeira boa organização!
Uma inspiração para arquivos de Recursos Humanos, Consórcios, Hospitais e Clínicas, Conselhos Profissionais, e muitos outros.
E você, o que achou da solução encontrada pela Coopsefes? Tem alguma dúvida sobre como o Organizador pode te ajudar na organização dos arquivos da sua empresa? Entre em contato pelo telefone (27) 3225-0933 ou preencha o formulário neste link!