Quando um Personal Organizer é contratado para realizar a organização de arquivos em empresas, muitas expectativas são geradas. Entre elas, espera-se que esse profissional traga eficiência e economia na gestão da massa documental, tornando-a funcional. Porém, sem a inserção dos materiais e equipamentos certos, todo esse trabalho fica comprometido.
Mas quais são os recursos existentes para organizar os arquivos de uma empresa? Como saber a ferramenta correta para cada tipo de documento? Fique atento a esse artigo e descubra!
Quais são os tipos de materiais e equipamentos para a organização de arquivos em empresas?
A definição do material ou equipamento que será utilizado em uma instituição depende de alguns fatores determinantes, como o tipo e a fase do documento. O principal é usar ferramentas que proporcionem qualidade, durabilidade e um bom desempenho. Além disso, por meio dos recursos implantados, o colaborador responsável pelo arquivo precisa ter facilidade na busca e no uso dos documentos.
Toda essa funcionalidade não significa uma grande quantidade de espaço, pelo contrário, os materiais e equipamentos devem otimizar e reduzir a necessidade de uma área muito ampla. Por fim, o Personal Organizer precisa entender as necessidades de cada organização, estudando a massa documental e procurando soluções condizentes e práticas.
Sendo assim, vejamos a seguir algumas ferramentas eficientes para a organização de arquivos em empresas.
Pastas suspensas
As pastas suspensas são ideais para instituições que possuem um arquivo menor, pois são fáceis de manusear e ocupam pouco espaço. Nesse caso, normalmente um gaveteiro pequeno ou um aramado em cima da mesa do escritório é suficiente para armazenar as pastas com os documentos.
É importante lembrar que a fase do ciclo de vida do arquivo é também um aspecto fundamental para decidir pelo uso ou não das pastas suspensas. Como assim? Quando os documentos são classificados como “correntes”, ou seja, manuseados com bastante frequência, a pasta suspensa é a solução adequada.
Caixas arquivo
Por outro lado, quando a massa documental da organização é maior, as pastas suspensas devem ser esquecidas. No lugar delas utiliza-se a caixa arquivo com a identificação, por meio de etiquetas, do tipo de documento, prazo de guarda e destino.
Esse tipo de material é indicado para os arquivos intermediários que são manipulados eventualmente e tem um prazo de utilização maior. Quando a massa documental não é tão grande, as estantes de aço acomodam bem os arquivos guardados nas caixas arquivo.
Arquivos deslizantes
Quando pensamos em praticidade e funcionalidade, os arquivos deslizantes são uma boa opção. Esse tipo de equipamento é indicado para o arquivo que tem o ciclo de vida intermediário ou histórico. No primeiro caso, o volume de documentos torna-se tão grande que as estantes de aço não oferecem a utilidade necessária.
Já na fase histórica, os arquivos deslizantes são ideais para armazenar um volume maior de acervo documental. Como são feitos de forma personalizada, a empresa consegue guardar documentos, objetos e outros itens sem precisar de um espaço muito grande. Além disso, esses equipamentos são fáceis de manusear.
Sem dúvida, o mercado que produz materiais e equipamentos para a gestão da massa documental está atento às necessidades das empresas. Desse modo, o Personal Organizer tem a vantagem de possuir soluções adequadas para conquistar clientes e tornar os seus arquivos mais funcionais.
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