Precificação de Serviços de Organização de Arquivos

Os Organizadores Profissionais estão em alta no mercado. A cada dia mais pessoas se dão conta do papel estratégico que a Organização cumpre no alcance de seus objetivos. Por isso, esse público procura por especialistas para auxiliá-los a obter melhor desempenho nas suas residências e empresas.

Um desses especialistas é o Personal Organizer que tem perícia em organizar os mais variados ambientes residenciais e corporativos. Entre os muitos serviços que prestam, eles são contratados para apresentar soluções para organização de documentos, bem como para os espaços de guarda e manuseio destes, os Arquivos.

Muitos desejam ingressar nesse ramo, mas tem algumas dúvidas sobre a precificação de serviços e técnicas para Organização de Arquivos. Este artigo, resulta da preocupação em responder essas dúvidas. Com certeza, a leitura dele ajudará na conquista do sucesso na prestação de serviços a clientes residenciais e corporativos. Acompanhe!

Como um Personal Organizer cobra pelos seus serviços?

Desde o surgimento da atividade de Personal Organizer, o tema da precificação desperta o interesse tanto dos profissionais iniciantes como dos experientes. No processo de formação do preço, é comum levar em conta fatores como:

a importância do trabalho na vida do cliente;
as despesas fixas ou variáveis;
pesquisa de mercado;
metas de faturamento.

Geralmente, grande parte dos Personal Organizers tem uma “fórmula” pessoal e segura para avaliar financeiramente os seus trabalhos. No entanto, há três formas de cobrança que são as mais comuns nesse mercado:

por hora – a forma mais simples e utilizada;
por diária – o profissional estabelece um “pacote” de horas para a execução;
por projeto – apresenta-se um orçamento fechado para o serviço. Esse método é muito utilizado por profissionais experientes que possuem um domínio maior sobre as variáveis envolvidas.

Qualquer que seja a forma de cobrança, um fator comum é que o preço dos serviços feitos nas empresas é definido levando-se em conta, de forma determinante, o seu tempode execução. O mesmo acontece com as atividades realizadas em residências, como organização de closets.

Porém, as três formas já citadas (hora, diária e projeto) podem ser usadas como parâmetros de precificação tanto para ambientes corporativos como residenciais. No entanto, existem outras variáveis que frequentemente estão presentes nesse tipo de serviço que tornam a definição de preço um pouco mais complexa. Vejamos quais são no próximo tópico.

Quais são os desafios encontrados para precificar os serviços de Organização de Arquivos?

A longa experiência dos Personal Organizers na organização de ambientes residenciais, como os closets (principal nicho de atuação), torna mais fácil a identificação de certos padrões. Por exemplo, o tamanho da atividade, bem como a sua complexidade.

Essa vivência facilita o estabelecimento do prazo de execução do serviço. Mas nem sempre é fácil reconhecer esses padrões devido a alguns desafios apresentados. Vejamos alguns deles.

Dimensionamento do acervo

A grande dificuldade em padronizar os serviços executados em um acervo vão além do entendimento da sua extensão. Pois, é necessário mensurar também a quantidade e a variedade dos documentos encontrados. Entretanto, cada empresa produz e acumula documentos de forma diferente.

Sendo assim, o Personal Organizer precisa personalizar os seus serviços adaptando-os as necessidades específicas do acervo de cada cliente. Diante disso, apresentam-se variáveis que podem elevar ou diminuir o preço dos serviços cobrados entre as empresas.

Tipos dos serviços

São várias as possibilidades de serviço a serem realizados. Ainda que existam variações em função do perfil de cada profissional, as tarefas envolvidas na organização de um closet, por exemplo, já são conhecidas pelos profissionais de organização que se dedicam a estes ambientes.

Já nos arquivos, o que o cliente chama de organização pode ter várias definições. Entre elas:

a execução de melhorias no ordenamento das pastas de um gaveteiro;
a substituição de um método de arquivamento;
a padronização de caixas ou pastas;
a racionalização de um arquivo “morto” que envolve uma sequência de várias fases.

Descarte

O serviço de descarte é mais complexo. Em um closet ou outro ambiente residencial, normalmente, apenas uma pessoa é responsável por autorizar o descarte. As peças estão visíveis e os critérios podem ser estabelecidos em uma conversa.

Por outro lado, nos arquivos, a avaliação e o descarte de documentos podem envolver diferentes setores de uma empresa. Como esse processo precisará ser documentado, sua demanda de tempo é difícil de prever, pois é grande a sua complexidade.

Como mensurar o tempo necessário para organizar um arquivo?

Não existe uma fórmula segura para calcular com exatidão o tempo necessário para se organizar um arquivo. Mesmo os profissionais experientes podem cometer erros e imprecisões nesse cálculo.

O caminho mais seguro para o Personal Organizer é registrar, por meio de uma planilha, o tempo gasto em cada uma das tarefas típicas da sua atividade. Com o tempo forma-se a base das suas experiências de trabalho. Dessa forma, entende-se o custo de tempo em:

substituir pastas;
ordenar um metro linear de documentos em gaveteiros;
identificar os documentos em uma caixa-arquivo;
elaborar uma tabela de temporalidade para um determinado setor da empresa.

Estes dados são fundamentais para o cálculo do tempo e da execução de cada serviço. Sem esses parâmetros, não é possível atribuir um preço seguro e realista as atividades de um projeto de Organização.

Afinal, qual é a melhor forma de cobrança?

Existem várias possibilidades de precificação dentro do ambiente corporativo. Assim como nos demais serviços prestados por Personal Organizers, como dito no tópico anterior, há a possibilidade de se cobrar por hora, diária ou projeto. Agora, nos aprofundaremos nessas modalidades.

A cobrança por hora ou por diária é mais aplicada aos serviços menores e de baixa complexidade, cuja duração a Personal Organizer é capaz de prever com facilidade. Por exemplo:

a troca de pastas suspensas;
a ordenação de um arquivo corrente composto por duas ou três gavetas de um gaveteiro;
a identificação e a ordenação de pequenos conjuntos de documentos de uso pouco frequente em caixas-arquivo.

O mais comum nos ambientes corporativos é que o cliente apresente um problema e peça uma proposta. Deixando assim, que o Personal Organizer a resolva. Normalmente, o cliente não quer saber quantas horas você gastará no projeto, mas deseja entender a solução, o prazo final e o valor.

Sendo assim, o Personal Organizer terá que compreender, fazer um bom diagnóstico, saber qual solução se aplica àquela situação e quanto tempo levará para concluir o serviço. Nesses casos, o que funciona melhor é a cobrança por projeto. Isso porque, neste tipo de situação, o trabalho demandará várias fases.

Em resumo, a extensão e a complexidade do trabalho são os fatores determinantes para o profissional escolher se precifica seu serviço por hora, diária ou por projeto. Em contrapartida, nos trabalhos de baixa complexidade e de curta duração, o Personal Organizer tem maior clareza na duração dos serviços.

Desse modo, fica mais fácil dominar a formação do preço e ter mais segurança para fazer a cobrança por hora ou diária. Uma vez que é maior a chance de acertar na estimativa do tempo de trabalho necessário e dos custos envolvidos.

Já os trabalhos mais volumosos e complexos envolvem muitas etapas e algumas variáveis. Nesse caso, haverá a necessidade de uma maior participação do cliente na definição do destino dos documentos, de materiais e equipamentos eventualmente necessários. Sendo assim, há uma maior possibilidade de equívocos na estimativa de prazo.

Como minimizar esse risco? Fazendo uma proposta que seja precificada como projeto. Com isso, eventuais erros na estimativa de tempo de execução podem ser mais facilmente diluídos.

E quando o trabalho é realizado com a ajuda de uma equipe, como entender o valor a pagar para esses profissionais? O trabalho em equipe se mostra especialmente necessário em serviços que envolvam volumes maiores de acervo e que são realizados em diversas etapas.

Essa forma de trabalho permite a acomodação do pessoal em atividades que são realizadas paralelamente ou apenas como um reforço em determinadas fases. Porém, essa remuneração dos profissionais dependerá das características de cada projeto.

Para profissionais iniciantes, esse trabalho em parceria pode ser uma boa forma de ganhar experiência. O mais importante é avaliar o custo-benefício dessa prática e verificar em quais serviços compensa utilizar o trabalho em equipe.

Alguns serviços específicos como microfilmagem e digitalização de documentos são comumente cobrados por folha. Outros serviços de Organização de Arquivos, normalmente são precificados em função da extensão do acervo, que é dada em metros lineares. Em situações onde esta informação não é dada, o profissional deverá proceder o cálculo.

Que pontos importantes o Personal Organizer deve levar em consideração?

Para construir a sua base de preço, procure cronometrar o tempo gasto para realizar todos os serviços cotidianos. Acrescente também as suas despesas, o lucro desejado e teste, ao longo do tempo, a melhor maneira de trabalhar com os seus clientes.

Isso permitirá maior segurança. Além disso, você construirá o seu preço para os próximos trabalhos. Com essa estratégia sendo aplicada e testada, aos poucos você se aproximará do seu preço médio ideal.

Lembre-se que os erros de avaliação nos primeiros trabalhos são comuns. Uma boa maneira de minimizá-los é propondo ao cliente a realização do trabalho por etapas. Permitindo assim, uma avaliação mais segura das dificuldades, e se preciso, da revisão dos valores.

Se perceber que houve erro na estimativa do tempo necessário para o trabalho, e tiver que labutar mais do que o combinado, absorva este prejuízo e o tenha como aprendizado para os próximos trabalhos.

Por outro lado, se você transferir esse problema para o cliente certamente gerará descontentamento e limitará suas possibilidades de novos trabalhos ou indicações para outros serviços.

O que fazer para calcular o tamanho de um acervo?

A quantidade de documentos é um item fundamental para a definição do quanto cobrará pelo serviço. Existe uma forma correta de calcular, sem que precise contar folhas ou que dependa da forma em que eles se apresentem (empilhados, em gavetas ou prateleiras).

Como assim? É possível computar a extensão do acervo em metros lineares, ou seja, os arquivos podem ser medidos em função de sua extensão em metros. Uma boa obra de referência para a realização de um cálculo preciso é o “Roteiro para mensuração de documentos textuais”, publicado em 2012, pelo Arquivo Nacional.

Vejamos como são dimensionados os tipos mais comuns de documentos encontrados nos arquivos.

Documentação em posição vertical e horizontal

Esse tipo de documentação é feito por meio de caixas de papelão ou de plástico, pastas A-Z ou suspensas etc. A metragem linear corresponde ao comprimento das estantes ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço. A seguir, vejamos alguns exemplos.

Documentos acondicionados em caixas nas estantes – para obter um cálculo real, é preciso medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pela quantidade de prateleiras. Deixando de lado os espaços vazios. No exemplo abaixo, o total é de 6 metros lineares.

Documentos empilhados ou empacotados em estantes – nesse caso, o cálculo é realizado pela medição da altura das pilhas de documentos. No exemplo abaixo, o total é de 0,55 metros lineares.

Documentos encadernados em livros ou pastas A-Z em estantes – nesse cálculo é mensurada a extensão da estante, se estiver na vertical. Por outro lado, estando na horizontal, a medição será pela altura da pilha. No exemplo abaixo, o total é de 0,60 metros lineares.

Documentos em arquivos ou fichários de aço – para acertar nesse cálculo, é necessário medir a profundidade ocupada de cada gaveta. No exemplo abaixo, o total é de 1,30 metros lineares.

Documentação empacotada e amontoada

A metragem linear corresponde ao resultado da metragem cúbica (comprimento x altura x largura) das pilhas de documentos, dividido por 12. Essa fórmula é aplicada em documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de estantes.

Para obtê-la, basta calcular a metragem cúbica (comprimento x largura x altura) de cada pacote, amontoado ou caixa, e em seguida, multiplicar o resultado por 12. No exemplo abaixo, o total é de 0,72 metros lineares.

Nesse segundo exemplo, o total é de 0,90 metros lineares.

Qual é a melhor forma de apresentar um orçamento para o cliente?

Em serviços menos complexos e já previamente formatados, a proposta pode ser mais simples e seguir um modelo padrão. É importante incluir informações básicas indicando:

o que será feito;
os resultados esperados;
o tempo de execução;
os valores do serviço.

Existem serviços mais complexos nos quais o Personal Organizer terá que permanecer por um período maior na empresa, interagindo com colaboradores e dirigentes e cumprindo uma série de procedimentos. Nesse modelo de serviços, a sua proposta incluirá outros itens, como;

um cronograma de atividades e de pagamentos;
as obrigações das partes;
a participação do cliente no processo – sobretudo na identificação dos documentos, definição dos prazos de guarda e do descarte;
escolha de materiais a serem adquiridos.

Nessa última fase, é importante lembrar que os trabalhos podem sofrer atrasos em função de indefinições e comprometer a execução dentro do prazo estimado. Uma dúvida muito frequente é se os acessórios e equipamentos que o cliente precisará já são incluídos nesse orçamento.

Geralmente, à medida que o profissional ganha experiência prestando serviços a clientes de ambientes, portes e demandas diferenciadas, é possível distinguir aqueles que precisam ter em seu orçamento a inclusão de materiais, como pastas, caixas, organizadores de revistas etc.

Uma visita técnica bem realizada é fundamental para definir a viabilidade de incluir materiais na proposta. Certamente, a inclusão de materiais será mais viável em serviços de pequeno porte, notadamente em residências ou escritórios menores. Desde que tenha sido alinhado com o cliente antecipadamente.

É bom levar em conta ainda que, pode surgir no decorrer do trabalho, alternativas de materiais que não são possíveis de escolher antes de submeter o acervo à avaliação. Nesse caso, é bom deixar o cliente ciente disso e apresentar novos orçamentos de materiais antes do início de cada ciclo de serviços.

Quais são as principais diferenças entre organizar arquivos em ambientes residenciais e corporativos?

Existem sensíveis diferenças entre o trabalho em residências e em espaços corporativos. Normalmente, nos espaços residenciais, um Profissional de Organização de Arquivos encontrará volumes de documentos menores e menos complexos que os vistos nas empresas. Isso impactará decisivamente no tempo de execução do trabalho.

Em boa parte desses trabalhos nas residências será possível simplificar ou até mesmo abrir mão de algumas das etapas que indiquei no curso de Organização de Arquivos. Por outro lado, entre os clientes corporativos, a demanda mais comum que encontro durante todos estes anos de atuação de minha empresa é racionalizar o chamado “Arquivo Morto”.

Esse nome refere-se aos depósitos para onde comumente são levados os documentos de vários setores da empresa quando não se tem uma definição sobre seu destino.

Nesse tipo de serviço, de maior extensão e acervo variado, certamente o prazo de execução é bem maior do que a maioria dos trabalhos em residências. Sendo assim, quase sempre será conveniente formar uma pequena equipe para executá-lo.

Visto que é um serviço bem minucioso e exige várias etapas trabalhosas. Essa informação, eu esclareço melhor no Curso Organização de Arquivos para Personal Organizer.

Como o curso na área de Organização de Arquivos pode ajudar você?

Há quase 30 anos, Tadeu Motta, fundador da empresa O Organizador, desenvolve e implanta soluções em serviços, materiais e equipamentos para Arquivos. O Organizador criou esse curso com conteúdo voltado especificamente para os profissionais dessa área.

Desde a primeira turma, em 2015, já são mais de trezentos alunos que participaram em 13 edições realizadas com absoluto sucesso nas cidades de São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Brasília e Salvador.

Lançada em meados de 2019, a edição online do Curso vem alcançando o mesmo sucesso. Um dos principais motivos é a possibilidade do aluno de acessar o conteúdo a qualquer hora e lugar.

O ponto de partida do curso é a prática cotidiana dos Personal Organizers. Por isso, apresenta os princípios básicos da atuação desses profissionais. Além de mostrar as ferramentas fundamentais da Arquivologia.

Sem falar da experiência de instrutor do curso – Tadeu Motta – que eleva o nível da intervenção dos Organizadores Profissionais em acervos documentais, buscando assim capacitar o Profissional de Organização.

Com o conhecimento obtido, o Personal Organizer atua com maestria na organização de acervos documentais encontrados em residências, home-offices e ambientes de trabalho em geral. Dessa forma, abre-se uma possibilidade inédita de capacitação para abrir novas oportunidades para sua atuação profissional.

Quais são os motivos para realizar o curso de Organização de Arquivos?

Como atuo muitos anos na área de Organização de Arquivos, posso citar algumas vantagens da realização do curso que ministro por meio do site O Organizador. Uma delas são as boas oportunidades que essa área oferece para os profissionais qualificados. Uma vez que, os clientes sentem confiança quando percebem que o Personal Organizer conhece tendências, ferramentas e soluções adequadas para as suas necessidades.

Outro benefício é a profissionalização. Atualmente, fala-se muito sobre a importância do personal branding (marca pessoal) de um profissional. Um dos fatores que mais favorecem a marca pessoal é o conhecimento apurado sobre a área em que atua. Quando essa capacitação fica evidente por meio de um curso, até mesmo os valores cobrados pelos serviços são mais altos.

Podemos apontar ainda outra vantagem de fazer o curso de Organização de Arquivos: a atualização de conceitos. Normalmente, as áreas de negócios não são estáticas, mas progressivas. O mesmo acontece no mercado de Organização de Arquivos. A todo instante, novos conceitos e ferramentas são desenvolvidos para facilitar a vida do Personal Organizer e dos clientes.

Estar em dia com essas novidades favorece a carreira do Personal Organizer ampliando os seus conhecimentos e também as oportunidades de conquistar clientes mais exigentes que normalmente aceitam uma precificação mais elevada na cobrança pelos serviços.

Sem dúvida, esse artigo é um aliado dos profissionais que desejam entender como cobrar por serviços de Organização de Arquivos. Seguindo as dicas apresentadas, tenho certeza de que agradará ao seu público-alvo e terá muito sucesso na sua carreira.

O que achou do nosso artigo? Conseguiu entender como precificar os serviços de Organização de Arquivos? Quer aprender mais sobre essa área? Participe do Curso online Organização de Arquivos para Personal Organizer e alavanque a sua carreira profissional!